Типичные ошибки в бизнес-процессах  Добрый день! Этой осенью мы проведем мероприятия для собственников и руководителей: Тема выпуска. Типичные ошибки в бизнес-процессах 
Михаил Рыбаков - бизнес-консультант, организационный терапевт, ведущий стратегических сессий, психолог (гештальт-подход). Основатель команды «Михаил Рыбаков и Партнеры». Большинство проблем в процессах типичны и не зависят от компании, отрасли, страны. - Общая сложность и запутанность процесса. Когда никто не может точно сказать, как он выполняется, а мнения отдельных людей противоречат друг другу.
Порой споры «так как же мы все-таки работаем» длятся по нескольку часов, а то и недель. - Лишние шаги. Они могли возникнуть когда-то, когда в этом была необходимость, но сейчас уже не имеют смысла.
Мне всегда жалко времени, которое требуется, чтобы попасть в какой-либо офис, находящийся на территории (бывшего) завода – столько бюрократии! Очередь за пропуском отстоять, подождать, пока его заполнят от руки, охраннику внизу показать, на нужном этаже другому охраннику показать, у клиента подписать, на выходе сдать. Представьте, сколько полезного могли бы сделать все эти люди (вахтер, охранники), если бы действительно занялись делом. А сколько подобных бездельников по всей России! Должности, отделы, целые организации! По моим ощущениям, значительная часть трудоспособного населения в нашей стране занимается чем-либо, что не приносит реальной пользы. Неудивительно, что при таком раскладе мы живем так, как живем. У японцев работа, не приносящая пользы, называется «муда». Как называют тех, кто ее делает, можете сами догадаться. Говорят, что на ГАЗе, где менеджментом качества занимались японцы, в цехе висит фрагмент процесса с шагом «отсечение муды». Простейший способ обнаружить лишний шаг – спросить себя, а действительно ли данное действие нужно, можно ли без него обойтись? Внимательно изучите выходы шага. Нужны ли они? А если какой-то шаг вообще не производит выходов, он не нужен точно. - Неэффективные шаги. Так, на одном крупном молочном заводе сотрудники ежедневно печатают информацию из одной программы, чтобы затем вручную вбить ее в другую. Они не просто теряют рабочее время, но и делают немало ошибок…
- Проблемы на стыках подразделений и отдельных людей. Бывало ли в вашей жизни так, что, приняв у вас заказ, официант через некоторое время возвращался, сообщая, что того или иного блюда нет в наличии? Можно ведь сделать так, чтобы информация о наличии и отсутствии блюд была у него заранее: мы предусмотрели это в процессе, рассмотренном выше в качестве примера. А сколько нестыковок возникает между подразделениями!
- Избыточный контроль. Если над каждым работником стоит по надсмотрщику, то ему уже не до работы – вы плодите нахлебников и портите обстановку в коллективе.
В одной крупной нефтяной компании доходило до того, что во время запуска насоса на скважине оператора контролировали до 7 человек! Естественно, что он нервничал и допускал ошибки. А ведь рабочий шестого разряда способен выполнить эту работу самостоятельно. Очень популярен следующий вариант избыточного контроля. - «Вертикальные колодцы». Это излишнее включение руководства в ход процесса (рис. 19). Он сильно усложняется, замедляется, появляются лишние стыковки, а значит, ошибки. Сотрудники перестают проявлять инициативу и брать на себя ответственность. И правда – зачем?..
 Рисунок 1. "Вертикальные колодцы" Как правило, «колодцы» вызваны боязнью руководства потерять контроль над бизнесом. В одной компании вся документация между двумя отделами, в том числе по регулярным, постоянно выполняющимся процессам, передавалась через их начальников. Фактически они играли роли диспетчеров. Когда я предложил упростить данную процедуру, эти начальники очень заволновались, зато хозяин компании – обрадовался. Грамотное решение – сделать сам процесс простым и прозрачным. Полезно встроить контроль в него. При такой системе внутренний потребитель является еще и контролером предыдущего шага (так называемый горизонтальный контроль). А за конечный результат отвечает тот, кто передает продукт фирмы внешнему клиенту, например, продавец. Если такая система выстроена грамотно, она очень эффективна. Во-первых, работает «сама», не отвлекая руководителя. Во-вторых, она гарантирует, что дефект не выйдет за пределы фирмы. И в-третьих, улучшает обстановку в коллективе, позволяя преодолеть противостояние руководителей и сотрудников. Работает система, а не личности, а значит, и обижаться не на кого. - Недостаточный контроль. Это другая крайность. Она приводит к тому, что процесс протекает как попало. И даже если вы контролируете конечный результат – этого недостаточно. И тем более мало толку попусту «драконить» людей, хотя, конечно, дисциплина важна. Хорошие результаты достигаются при грамотно выстроенном процессе, а это ответственность руководства. Нужны промежуточные точки контроля, встроенные в сам процесс.
- Несовпадение модели процесса и его реального воплощения в жизни. Процесс спроектирован неплохо, но в реальности протекает совершенно иначе.
Например, такое происходит, когда собственник компании умом хочет перейти к регулярному менеджменту, но морально к этому не готов. То есть платит за создание «красивых» процессов, а потом не хватает управленческой воли внедрить их в жизнь.
Впрочем, мы постоянно улучшаем методику. И с каждым годом подобных случаев все меньше. Практическое задание. Изучите любой бизнес-процесс своей компании. Найдите в нем типичные ошибки и предложите варианты их исправления. Делайте эту работу в команде. Зафиксируйте улучшенную версию процесса. Протестируйте и внедрите в жизнь.
Чтобы научиться описывать, отлаживать в внедрять бизнес-процессы, участвуйте в живом практическом онлайн курсе "Описание и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры в новых условиях". Курс состоит из 6 занятий: с 4 октября по 8 ноября один раз в неделю по вторникам. Активное участие в курсе позволит вам не только сохранить свой бизнес, но и повысить его эффективность, гибкость, устойчивость (анти-хрупкость) в новых условиях.
Подробная программа и регистрация: https://mrybakov.ru/forms/schedule/bp_online_course/ *** Вы читали выпуск № 552.3 от 22.09.2022. Рассылка "Советы бизнес-консультанта" регулярно выходит с января'2007. Полный структурированный архив рассылки >>> Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (это может занять некоторое время). P.S. Вы можете переслать это письмо своим коллегам: бизнесменам и руководителям. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать. Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире! С уважением,
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, ведущий стратегических сессий, психолог
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
Telegram канал: https://t.me/mikerybakov Наши книги (бумажные, электронные, аудио) Книги Михаила Рыбакова и Ольги Пайвиной Развитие живой компании. Практикум по организационной терапии в гештальт-подходе Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум Стратегия бизнеса: как ее создать и воплотить в жизнь. Практикум Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум
О хороших людях и кассовых разрывах Упрощенка от А до Я Полезный ежедневник для предпринимателя и руководителя |
Комментариев нет:
Отправить комментарий